Тайм менеджмент как пишется правильно - Портал по русскому языку

Поиск ответа

Вопрос № 309960

Как правильно: тайм -код, тайм код или тайм код?

Ответ справочной службы русского языка

Слово в ближайшее время будет зафиксировано в академическом орфографическом словаре с рекомендацией писать через дефис: тайм -код.

Здравствуйте! Как правильно пишется: тайм -киллер или тайм киллер?

Ответ справочной службы русского языка

Корректно дефисное написание: тайм -киллер.

Добрый день! Я отправлял этот важный для меня вопрос вчера, но ответа не получил. Скажите, пожалуйста, нет ли ошибок в построении следующего предложения (особенно в употреблении слова «встроенного»): «Разместив гаджет на письменном столе, вы узнаете о готовности сельдерея и моркови благодаря сигналу встроенного тайм ера». Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Сайт работает нестабильно, поэтому вопрос мог потеряться. Извините.

Грамматически все верно, но есть вопросы к стилистике. Слово встроенного, действительно, кажется лишним. А слова разместив и благодаря — слишком тяжеловесными.

Предлагаем такой вариант: Положите гаджет рядом с собой на стол, и вы узнаете о готовности сельдерея и моркови по сигналу тайм ера.

Грамота.ру, как писать тайм лапс съемка, тайм лапс камера (в два слова, через дефис или слитно). Спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Корректно написание через дефис.

Пожалуйста, не игнорируйте мой вопрос!( “Это важно в любом деле(,) и отдых — не исключение” – нужна ли зпт? Первая основа: “это важно”, вторая основа “отдых – не исключение”, значит, зпт между ними нужна. Я верно думаю? И в предложениях подобного типа (с советами,что делать или не делать), нужно ли отделять сказуемые запятой? “Установите себе тайм ер, и не пропускайте перерывы, даже если кажется, что работы больше, чем обычно”. Спасибо заранее.

Ответ справочной службы русского языка

Верно: Это важно в любом деле, и отдых не исключение. Установите себе тайм ер и не пропускайте перерывы, даже если кажется, что работы больше, чем обычно.

Добрый день! Хотелось бы уточнить по поводу приставки экстра-. У Розенталя такой пример: “экстраординарный (но: экстра-почта, экстра-класс – перед существительным).” Значит ли это, что перед всеми существительными с “экстра” надо ставить дефис? Т.е., например, “экстра-защита”, “экстра-свежесть” и т.д.

Ответ справочной службы русского языка

Нет, приставка экстра. и с существительными обычно пишется слитно. Исключение составляют лишь некоторые слова: указанные Вами экстра-класс, экстра-почта (устар.), а также экстра- тайм , экстра-энд (спортивные термины).

Здравствуйте. Являются ли слова “инкриминирование” и ” тайм инг” неологизмами? Корректно ли использовать данный термин по отношению к указанным словам? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Нет точных критериев отнесения слов к неологизмам (ими могут быть, например: отсутствие слова в словарях, колебания грамматических и орфографических норм, определенное десятилетие фиксации слова, его активизация в речи в последнее время и т. д.). У каждого исследователя неологизмов будет свой ответ на Ваш вопрос. Вы можете ответить на него самостоятельно, дав свое определение неологизму или последовав одному из имеющихся определений.

Исправьте ответ на вопрос 200152: надо писать Тайм с-сквер, а не Тайм с Сквер.

Ответ справочной службы русского языка

Вы правы. Ответ исправлен. Спасибо!

Уважаемые редакторы,
Задаю вам каверзный вопрос. Я работаю в авиакомпании, и мне достаточно часто приходится пользоваться словом codeshare, в русской кальке я пишу код-шер (сущ.), код-шеринговый (прил.) — производное от codeshare agreement. Так называется рейс под кодом одной авиакомпании, который выполняется самолетом другой. Я часто общаюсь с журналистами, хотелось бы правильно использовать это слово в переписке с ними.
Благодарю вас за ответ.
С уважением,
Даниил

Ответ справочной службы русского языка

Словарной фиксации нет, но логично было бы написать в одно слово (без дефиса), если в языке-источнике пишется слитно. Ср.: тайм шер (от timeshare), такое написание фиксирует «Русский орфографический словарь» РАН.

Хочу рассказать про эксперимент. Я нашёл в Инете 17 названий рыб на ь:
голавль карась пескарь
тайм ень окунь линь
язь угорь лосось
__
сельдь кефаль макрель
стерлядь чехонь тарань
форель пелядь

Эксперимент заключается в том, что я называю какому-либо человеку эти рыбы, а он(а) должен назвать род, в случае если он(а) не знает ту или иную рыбу, он(а) должен был догадаться интуитивно.

Я по отдельности опросил брата и маму. И результаты одинаковы: роды 16 наименований рыб названы правильно, а вот со словом ” тайм ень” ошиблись.

Ответ справочной службы русского языка

У вас в Большом толковом словаре существует как статья «рэг тайм », так и «рег тайм », что вводит в заблуждение.

Ответ справочной службы русского языка

Спасибо, сообщим составителям словаря и поправим.

Добрый день. Как пишется слово тайм лайн? “Wrike также позволяет проводить сложное планирование задач в динамическом тайм лайне”.

Ответ справочной службы русского языка

Слитное написание слова тайм лайн возможно. Но уверены ли Вы в том, что сочетание планирование задач в динамическом тайм лайне будет понятно читателям?

Здравствуйте.
Есть ли ответ на вопрос: почему слово “экономкласс” пишется слитно, а “экстра-класс” – через дефис?

Ответ справочной службы русского языка

Экономкласс – это аббревиатура (экономический класс). Экстра. – приставка, пишется слитно, но: экстра-класс, экстра- тайм (исключения).

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, как правильно поставить окончание прилагательного “встроенный” в этом предложении?
“Для профессионального использования наилучшим выбором будет приобретение ультрафиолетовой лампы с отверстием для двух рук, встроеннымИ феном, тайм ером, звуковым сигналом и зеркальной поверхностью. “

Ответ справочной службы русского языка

Допустимо ли написание слова ” тайм аут” без дефиса?

Ответ справочной службы русского языка

Нет, правильно дефисное написание: тайм -аут.

Источник статьи: http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=%D0%A2%D0%B0%D0%B9%D0%BC

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
«Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Источник статьи: http://trends.rbc.ru/trends/education/606335659a7947a191c4b092

Тайм-менеджмент – что это такое простыми словами

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

Сортировка данных в разделе «Входящие».
Быстрая обработка поступающих сообщений.
Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
Предварительное ежедневное планирование.
Концентрация на одной задаче.
Создание простых, коротких и понятных списков дел.
Ежедневное соблюдение режима.

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

Записываете все, что намечается.
Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
Марк Форстер «Сделай это завтра».

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно

Источник статьи: http://timeweb.com/ru/community/articles/taym-menedjment

Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

постановка целей;
планирование рабочего дня;
распределение личного времени;
приоритизация задач;
управление ресурсами;
разработка действенных стратегий;
формирование списков;
делегирование (перепоручение) задач;
определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

развивается в разных сферах деятельности;
правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
продуктивно работает в любых ситуациях;
четко выделяет цели в порядке приоритетности;
избегает ненужных ошибок;
не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
справляется с делами в минимальные сроки;
менее других подвержен стресс-факторам;
поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные “убийцы” времени

На уроках освещаются следующие темы:

Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
Системы управления временным ресурсом.
Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

«A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
«B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
«C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
«D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
«E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

Specific – конкретика.
Measurable – измеримость.
Attainable – достижимость.
Relevant – актуальность (истинность).
Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

провести пиар-акции до 31.07;
пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

Сформулируйте четкое задание.
Выставьте таймер на 25 минут.
Не прерывайтесь до звукового оповещения.
Устройте пятиминутный перерыв.
Приступайте к очередному раунду.
После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
Глобальная цель.
Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
Краткосрочный план на неделю/месяц.
Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

концентрируйтесь на первостепенном;
последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
отдыхайте, делайте перерывы;
учитывайте биоритмы;
фильтруйте входящую информацию;
оборудуйте комфортное рабочее место;
ограничивайте перфекционизм;
мотивируйте себя;
анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Источник статьи: http://www.insales.com/ua/blogs/blog/osnovy-taym-menedzhmenta

Что такое тайм-менеджмент: 7 правил и 5 принципов + помощники по управлению временем: программы, приложения, книги, курсы и тренинги

Время – главная ценность человека. Это невосполнимый ресурс, распоряжаться которым нужно максимально грамотно и эффективно. Если вы постоянно испытываете нехватку времени, регулярно сталкиваетесь с дедлайнами, испытываете стресс от вынужденной спешки, вам жизненно необходим профессиональный тайм-менеджмент.

На связи Денис Кудерин, эксперт делового журнала «Папа Помог» по вопросам личной эффективности. Я расскажу, как правильно конвертировать время в деньги, как успешным бизнесменам удаётся всюду успевать и как повысить свою производительность с помощью управления временем.

На конкретных примерах вы узнаете, как работает планирование рабочего дня, можно ли лентяю превратиться в «трудоголика» с помощью тайм-менеджмента, и как оптимизировать личные и деловые процессы, чтобы повысить производительность на 200%.

Принципы управления временем от ведущих экспертов в нашей статье на «Папе»

Time-management – что это такое и как возник

Тайм менеджмент – это совокупность действий человека, направленных на правильное планирование текущих задач и распределение своего времени с целью успевать больше, избавив себя от стресса и возникновения «горящих» дел.

Противоположность этому, понятие «прокрастинация». Это постоянное откладывание важных дел в «долгий ящик». Прокрастинатор «тянет» до последнего и приступает к активным действиям, когда уже «припекло». Уверен, что и у вас бывают приступы лени, однако с ними нужно справляться и развивать в себе волевые качества.

Знаменитый бизнесмен и основатель компании «Microsoft», Билл Гейтс, в институтские годы был жутким прокрастинатором, но потом взял себя в руки, что помогло ему стать богатейшим человеком планеты.

Основная задача тайм-менеджмента (ТМ) – успевать больше, делать лучше, уставать меньше. Если вы постоянно находитесь в режиме спешки, сдвигаете дедлайны и испытываете стресс от того, что не успеваете сделать запланированное, значит, ваша личная эффективность оставляет желать лучшего.

Расскажу, как возник тайм-менеджмент.

Еще 2000 лет назад Сенека – римский философ и мыслитель озвучил идею оценки потраченного времени на хорошее, плохое и бесполезное. Далее он предложил вести учет времени и делать это письменно, чтобы каждое важное дело было доведено до конца.

Сенека также выступил за оценку эффективности прожитых лет. По его мнению, каждый мыслящий человек должен регулярно подводить некоторый итог своей жизни. Например, раз в год. Даже наш президент в своем новогоднем обращении несколько минут уделяет подведению итогов за ушедший год.

Вильфредо Парето

Многие успешные люди применяют активно этот принцип на практике: бизнесмены подводят финансовые итоги каждый квартал, спортсмены замеряют дельту достижений ежемесячно.

Следующий виток в развитии тайм-менеджмента принесла эпоха индустриализации. Управляя промышленными предприятиями, нужно было планировать время, за которое работник выполнял ту или иную задачу, появилось понятие рабочего графика и трудовых смен.

Экономист и социолог Вильфредо Парето вывел опытным путем закон, названный в дальнейшем в его честь.

Правило Парето гласит:

80% усилий приносят лишь 20% результата, и наоборот – всего 20% эффективных действий дают нам 80% «КПД» .

В нашем случае, 20% правильно использованного времени сэкономят вам 80% рабочих часов.

Освоив навыки оптимального распределения ресурсов, вы повысите свою производительность, станете зарабатывать больше.

Этот принцип действует во всех сферах жизни. Например, 20% людей владеют 80% денег

Но помните, ТМ – это лишь один из инструментов успешного человека. Чтобы стать по-настоящему эффективным, придется работать во всех направлениях – от повышения своего профессионального уровня до умения правильно ставить цели, согласовывать текущие задачи с клиентами, партнерами и подчиненными.

Управление временем включает в себя:

анализ временных затрат;
грамотное планирование и постановку целей;
самоорганизацию;
делегирование задач;
составление списков;
мониторинг деятельности;
расстановку приоритетов;
исключение лишнего.

Изначально такая деятельность применялась только по отношению к бизнесу. Но постепенно выяснилось, что ТМ отлично работает во всех сферах жизни, включая бытовую.

Управлять самым ценным и невосполнимым ресурсом люди пытались во все времена. Но как полноценная дисциплина тайм-менеджмент получил распространение только в 20 веке.

Примечательно, что ещё в 70-х годах в Советском Союзе пользовалась успехом система биолога Любищева под названием «хронометраж», основанная на управлении и «бюджетировании» личного времени.

Замечено, что люди, освоившие навыки ТМ, не только более эффективны в профессиональном плане, но и более здоровы, жизнерадостны и успешны в личных отношениях. Правильное распределение личных ресурсов позволяет осмыслить свою жизнь с точки зрения развития и самосовершенствования.

Работает ли управление временем в реальной жизни – мой опыт

Работа редактором и автором в крупных информационных изданиях просто обязывала меня заниматься управлением рабочим и личным временем. Ежедневное общение с десятками сотрудников, работа с огромными массивами информации и распределение задач – все это требовало организации временных ресурсов.

Сложно быть продуктивным, если приходится переключаться с одной деятельности на другую.

Хаотичная работа над проектами по наитию – худший вариант деятельности для человека, который занимается не рутинным производством, а созданием интересного и полезного информационного продукта.

Потому тайм-менеджмент мне пришлось осваивать на собственной практике, пользуясь наработками коллег, специальной литературой и личным опытом управления временем.

Чтобы настроить ТМ, мне пришлось полностью изменить подход к работе. Считаю, что использованный мной простой алгоритм из 3-х правил подойдет для большинства видов деятельности, включая бизнес-проекты, удаленную работу, фриланс и занятость в оффлайне.

Три важных момента из личного тайм-менеджмента, которые я исповедую:

Придерживаюсь их уже несколько лет и с каждым годом убеждаюсь, что они классно работают.

Момент 1. Отношение к рабочему процессу

Первое, что нужно сделать, это изменить своё отношение к работе, к личному времени, к жизни в целом. И дело не в том, что вы живете неправильно. Речь идет о переоценке ценностей и приоритетов или хотя бы их критическом осмыслении.

Ответьте себе честно на эти вопросы, иначе никакой ТМ вам не поможет.

Любите ли вы свою работу?
Что бы хотели изменить в своей жизни?
Готовы ли вы к переменам?

Бывает и так, что люди, которые стали грамотно организовывать свою деятельность, вдруг начинают понимать, что большую часть своего времени занимаются совсем не тем, чем хотели бы .

Удовольствие от работы – не миф и не идеализация. Если работа для вас тяжела, скучна, обременительна – нужна ли такая работа вообще?

Возможно, вам стоит сменить род деятельности. Трудиться только ради денег и куска хлеба в наше время слишком расточительно.

И не нужно говорить, что не у всех есть способности и таланты: каждый человек умеет делать что-то лучше других.

Одна моя знакомая бросила работу в офисе и стала частным репетитором по английскому языку, который выучила полностью самостоятельно. Ну нравится человеку английский.

Другой знакомый зарабатывает приличные деньги, продавая прогнозы на футбол. И этому его тоже никто не учил. Просто эти люди решили, что готовы самостоятельно организовывать своё время и распоряжаться им в личных целях.

Момент 2. Изменить подход к жизни

Изменив отношение к работе и жизни, придется поменять и подход. Сейчас, чтобы быть востребованным специалистом в какой-либо области, недостаточно просто выполнять свою работу . Надо постоянно развиваться, иначе более организованные и трудолюбивые люди обойдут вас на поворотах.

Изменив подход к жизни, вы меняете саму жизнь!

День имеет множество карманов, если у тебя есть, что в них вложить.

К примеру, я знаю авторов, которые пишут только статьи, и за проекты, хотя бы слегка выходящие за эти рамки, никогда не берутся. Если их просят сделать лэндинг, они отсылают заказчиков ко мне, полагая, что с такой работой не справятся.

Но я тоже узнал, что такое лэндинги, лишь несколько лет назад. Просто когда мне впервые предложили такой проект, я не отказался в испуге, а нашел время разобраться в вопросе, посоветоваться с коллегами и сделать проект.

Быть востребованным и конкурентоспособным – это значит, прокачивать свой «скилл» не только в своей узкой области, но и в смежных сферах. Но где взять на это время? Как раз в этом поможет практический тайм-менеджмент.

Продуктивное управление временем, выбор правильной методологии позволят вам существенно расширить свою сферу деятельности и делать более дорогую работу с теми же, а то и меньшими затратами времени .

Момент 3. Использование тактики и стратегии

Стратегическая программа зависит от цели.

Для начала наведите порядок в рутинных делах: все большие цели начинаются с малого. Составьте список дел, которыми вы занимаетесь в течение дня, укажите затраченное по каждому пункту время и подчеркните задачи, которые вы считаете главными.

Заведите виртуальную мусорную корзину, куда будете «выбрасывать» дела, которые оказались лишними или ненужными. Иногда задачи мы выполняем только потому, что нам не хватило смелости сказать «нет» (самому себе или тем, кто эти дела назначил). Только упорядочив рутину, целесообразно переходить к более глобальным целям.

В следующих разделах вы найдете практические советы от людей, успешно освоивших науку тайм-менеджмента.

Главные правила тайм-менеджмента от Брайана Трейси

Брайан Трейси – признанный эксперт с мировым именем в области личной эффективности. Он много занимался проблемой управления временем. Цитаты из книг и выступлений Трейси известны всем преуспевающим бизнесменам.

Теория и практика тайм-менеджмента от Брайана Трейси – это комбинация научного и творческого подхода. Специалист в своих трудах учит управлять не только временем, но и собственной жизнью.

Несколько важнейших правил о ТМ от Брайана Трейси.

Гуру тайм-менеджмента и личной эффективности Брайан Трейси

Правило 1. Выбираем более ценное

Управление временем – это не навык типа управления автомобилем, который можно включить и выключить по собственному желанию. Это стиль жизни – солнце, вокруг которого вращаются планеты. Растянуть время невозможно, как нельзя увеличить сутки даже на час. Единственное, что нам доступно – это тратить время на более ценные для нас дела и поступки.

Итак, первое, что нужно сделать – это перестать тратить время на действия с низкой ценностью и заниматься более высокооплачиваемой деятельностью. Подсчитано, что на действительно важные дела у среднего человека уходит лишь 20% его времени. Если всего лишь удвоить его, ваша эффективность существенно возрастет. Отказавшись от 80% малозначительных и ненужных дел, вы освободите колоссальное количество ресурсов.

Давайте наглядно посмотрим, на какие 4 категории можно разделить все дела:

(А) Важные/срочные

Эти дела нужно завершить как можно скорее, иначе они повлекут роковые последствия. У вас встреча у другом городе на «миллион долларов». Город находится в 3 000 километров от вашего и остался последний билет на самолет. Нужно его купить во что бы то ни стало.

(B) Важные/несрочные

Это «золотая» категория дел. Именно эта категория принесет вам больше всего отдачи на вложенное время. Занятия спортом, инвестиции, проведение времени с семьей и детьми. В долгосрочной перспективе это сильно повлияет на вашу жизнь.

(C) Срочные/неважные

Такие задачи следует решать выборочно, если они действительно существенно повлияют на что-то. Упал карниз с занавеской – нужно срочно сделать, но эта задача не особо важна стратегически.

(D) Неважные/несрочные

Посплетничать с друзьями или посмотреть очередную серию детектива по телевизору – такие дела никак не повлияют на вашу жизнь.

Суть в том, что категория «Важное/Срочное» возникает тогда, когда мы инвестировали недостаточно времени в категорию дел «Важное/Несрочное».

Постарайтесь сократить работу над задачами из категории «Срочное/Неважное» и совсем откажитесь от пожирателей времени из «Несрочное/Неважное».

Как только у вас появляется свободная минута, старайтесь проинвестировать ее через выполнение не срочных, но важных дел (категория В).

Правило 2. Думайте правильно

Думайте о себе, как о пунктуальном и эффективно действующем человеке, и вы увидите, как меняется ваше мышление. Действуйте так, будто вы уже эффективный человек – берите пример с тех, кто уже овладел искусством ТМ. Такие люди приходят на встречи вовремя, они всегда подготовлены и не обременяют себя лишними делами.

Трейси советует представить, что кто-то ходит за вами с камерой и постоянно снимает ваши действия – работайте и живите так, будто от навыков управления временем зависит, получите ли вы работу своей мечты или станете получать тот доход, который вас полностью удовлетворит.

Правило 3. Ставьте правильные цели

Четко зная, чего вы хотите добиться в жизни, вы будете по-настоящему ценить свое время. Трейси рекомендует составить список 10 самых важных целей, затем выбрать из них наиболее приоритетную и работать над её достижением.

Постановка целей – важнейший элемент тайм-менеджмента

В книге по личной эффективности «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» автор советует делать главное дело дня с самого утра, не откладывая его на потом и не останавливаясь, пока не закончите. Поначалу это покажется вам слишком сложным, но постепенно – в этом я вас могу уверить на собственном опыте – вы даже начнете получать удовольствия от поедания таких «лягушек».

День имеет обыкновение быстро заканчиваться, если вы откладываете важную цель и занимаетесь мелочами. В итоге главное дело приходится откладывать на завтра, а сроки между тем поджимают.

Правило 4. Пользуйтесь энергией успеха

Сделанное важное дело, пусть даже локальное, приносит человеку не только облегчение, но и заряжает его энергией. У него повышается самооценка, растет уверенность в себе – происходит много хорошего, что дает силы работать дальше.

И наоборот, если вы в очередной раз занялись прокрастинацией, то почувствуете опустошенность и упадок сил. Ничто так не утомляет, как бессмысленное, хаотичное и бесцельное времяпровождение.

Вы с легкостью измените свою жизнь к лучшему, если будете просто доводить важные дела до конца. Всплеск гормонов радости, вызываемый достижением цели, формирует своего рода положительную зависимость. Вам обязательно захочется испытывать это ощущение снова и снова.

Правило 5. Мультизадачность – зло

В большинстве вакансий на важные и руководящие должности указано требование для кандидата – умение работать в режиме многозадачности. Хотя, на самом деле, это не означает, что вы должны уметь делать несколько дел одновременно. Подразумевается, что вы должны уметь выделять главное на текущий момент времени, работая быстро с приоритетной задачей, и доведя ее до конца, браться за следующую.

Человек не способен работать сразу с большим количеством задач и не нужно его за это ругать

Нельзя успешно заниматься несколькими делами одновременно. Вам только кажется, что переписка в скайпе не отвлекает вас от работы над проектом, а ведется параллельно. На самом деле внимание постоянно отвлекается и мозгу приходится каждый раз начинать с той мысли, которую оборвала переписка. В итоге происходит выгорание .

Трейси советует заниматься важными делами, не отвлекаясь на мелочи и никогда не разбивать серьезную работу малозначительной рутиной.

Правило 6. Планирование

Если в плане не обозначена ваша цель, значит, её не существует. Планирование дел на день, неделю, месяц и год всегда приносит плоды в виде повышения результативности.

Самый эффективный инструмент тайм-менеджмента – список дел на день.

Возьмите простой лист бумаги и ОТ РУКИ напишите в нем последовательно задачи, которые необходимо сделать в течение дня.

Начинайте с самых важных и вычеркивайте их опять же своей рукой в момент выполнения. Так вы почувствуете облегчение и начнете успевать минимум на 30% больше.

Правило 7. Устраняйте мертвые инвестиции

Иначе говоря, выбросите из жизни весь мусор, который мешает вам развиваться и отнимает ваше время. Время, которое вы попусту выбрасываете, никогда не окупится – вы потеряли его навсегда.

Пригласил друг поболтать ни о чем – откажитесь от встречи ! По телевизору началась очередная «мыльная опера» – срочно выключайте зомбоящик !

Составьте список задач, связанных с вашей профессиональной деятельностью, и выберите три самых важных. Для начала этого будет достаточно – сосредоточьтесь только на них и уберите все лишнее. Как правило, эти три важных дела и есть то, на чем вы действительно зарабатываете.

Помните – никакая супер-престижная работа не стоит вашего здоровья. Недосыпы, спешка, нервные срывы – рано или поздно разрушат вашу активность и уложит в больницу. Находите время для отдыха, творчества и пребывания с собой наедине.

Посмотрите небольшое видео, в котором Брайн Трейси говорит о принципах и фишках тайм-менеджмента:

Как управлять временем – взгляд Глеба Архангельского

В России пионером ТМ по праву считается Глеб Архангельский. Нельзя назвать его новатором в сфере управления временем, но первые книги о ТМ на русском языке написал именно он. Понятные тексты со множеством примеров из практики делает его настоящим гуру грамотного управления личными ресурсами.

Рассмотрим основные принципы методики Архангельского.

Глеб Архангельский – гуру российского тайм-менеджмента

Принцип 1. Самоорганизация

Качественную и эффективную систему тайм-менеджмента каждый должен разработать для себя сам. Организация личного времени – индивидуальное мероприятие, «индпошив». Слепое заимствование приемов и методик у других не приведет к полноценному управлению ресурсами. Систему надо подстраивать под свой характер, свои потребности и род деятельности.

Принцип 2. Не поддавайтесь стереотипам

Есть множество стереотипов о планировании, организации рабочего времени и прочих важных вещах. Единственный критерий работоспособности вашей личной системы ТМ – повышение эффективности. Если методы действительно помогают вам действовать продуктивнее, значит, они работают – но только в отношении вас.

Принцип 3. Эффективное мышление

В этом моменте Архангельский перекликается с Брайаном Трейси: правильное мышление – важнейший стимул для саморазвития.

Мышление становится эффективным, когда вы занимаетесь самообразованием и хотите стать первым в том, чем занимаетесь. Конкуренция подстегивает вас и помогает оптимизировать время, находя его в достаточном количестве для самых главных вещей.

Принцип 4. Все можно усовершенствовать

Нет предела совершенству ни в мире технологий, ни в мире человеческой самоорганизации. Не останавливайтесь на достигнутом – в работе, во всех аспектах жизни всегда есть моменты, которые можно оптимизировать, улучшить или (при необходимости) убрать из своего списка.

Принцип 5. Информационная самодисциплина

Нас окружает переизбыток ненужных сведений. Современная техника сделала человека зависимым от внешней информации. Нередко люди уже не выбирают, что им читать и смотреть, а лишь пользуются навязанными извне предложениями.

Решите для себя – действительно ли вам нужно видеть напоминания из соцсетей и мессенджеров, важно ли просматривать все подряд письма в почте, нужна ли рассылка, которая приходит вам ежедневно уже в течение месяцев?

Ограничивайте источники информации – большая часть новостей, которые вы просматриваете, ни имеет к вам никакого отношения и не несет для вас никакой практической пользы. Сократите время просмотра новостей до минимума и выбирайте только то, что действительно ценно для повышения вашей эффективности.

Посмотрите выступление Глеба Архангельского на “SYNERGY INSIGHT FORUM”:

Особенные советы по тайм-менеджменту

И ещё несколько ценных советов для разных категорий людей.

Для мам в декрете – как быть настоящей женщиной и все успевать

В этот период жизни многие женщины испытывают настоящий стресс от невозможности эффективно организовать своё время. Кажется, что вокруг полный хаос и поделать с этим ничего нельзя. Спешу вас успокоить: это вполне реально исправить.

Главный секрет тайм-менеджмента для мам – научитесь наполнять себя , тогда вы сможете дать максимум любви и внимания детям!

По примеру правил в самолете: при разгерметизации салона, кислородную маску нужно одеть сначала себе , а потом ребенку.

Наполните 4 ключевых компонента своей жизни:

Тело. Правильно питайтесь и отдыхайте как можно больше. Старайтесь ложиться до 12 ночи, чтобы высыпаться. Питайтесь хотя бы 4 раза в день, лучше чаще, но небольшими порциями.
Сердце. Общайтесь с друзьям и подругами хотя бы 2-3 раза в месяц, отвлекайтесь от суеты.
Разум. Развивайтесь интеллектуально, читая книги по своей профессии или другую литературу для расширения кругозора.
Душу. Читайте мантры по утрам или в течение дня, занимайтесь йогой или женскими практиками. Это позволит вам стать гармоничной и эффективной личностью.

Помните, что дневной сон нужен прежде всего не ребенку, а маме!

Пять простых советов помогут сосредоточиться на главном:

Составляйте план на день (лучше делать с вечера). В первую очередь план должен учитывать интересы ребенка.
Учитесь делегировать задачи. Семья – это совместное предприятие. Не пытайтесь успеть сделать все сами, нагружайте частью дел мужа и не отказывайтесь от помощи родителей или друзей.
Пользуйтесь достижениями цивилизации. Цифровая и бытовая техника существенно облегчили жизнь современной мамы. Грех не использовать гаджеты и приборы в целях оптимизации затрат сил и времени. Например посудомоечная машина избавит вас от рутинных действий.
Сначала наполните себя, потом наполняйте других. Если у мамы нет энергии и сил, ей просто нечего будет отдать ребенку . Высыпайтесь, полноценно питайтесь и расслабляйтесь в течение дня.
Не паникуйте, если планы меняются и ритм сбивается – просто подстраивайтесь и делайте то, что требует ситуация.

Тайм-менеджмент для женщин – будь собой и живи эффективно

Для прекрасной половины человечества прекрасно работает старая добрая записная книжка.

Да, это обычный бумажный блокнот. Планировать стоит лишь 70% времени в течение рабочего дня . 30% стоит «отложить» в резерв на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств.

Принципы тайм-менеджмента успешно работает как у мужчин, так и у женщин. Пол здесь роли не играет

Подскажу вам очень эффективный способ для планирования: все рабочие часы (те 70%) разбейте на 15-минутки и распишите дела для каждого пятнадцатиминутного интервала. У вас получится очень концентрированный план.

То есть, вы работаете в режиме нон-стоп очень эффективно, скажем 6 часов, потом можете расслабиться и отдохнуть.

Так вы успеете намного больше, чем работая 8-9 часов в лайт-режиме.

Концентрация – великая сила!

Для детей и школьников – учиться, развиваться и быть первым в классе

Самоорганизация детей и школьников – верный залог будущих успехов. Научившись планировать и выбирать главное с детства, вы делаете важнейшую инвестицию в будущее.

Детей тоже нужно приучать правильно распоряжаться своим временем. Жаль, в школе этому не учат

Постарайтесь донести до ребенка ключевую мысль

Если у тебя нет своей цели, то ты все время работаешь над реализацией целей других людей .

Мы как родители должны организовать ребенка в младшем возрасте и привить ему принципы самоорганизации, когда он станет подростком, а затем взрослым.

На фоне неорганизованности и праздности окружающих, ребенок, управляющий своим временем, будет достигать максимальных результатов, оставаясь при этом здоровым и счастливым.

Родителям, а лучше самим школьникам, если они достаточно взрослые, стоит подсчитать, сколько времени в день они тратят на сон, на еду, на учебу, на развлечения.

Как правило, после таких подсчетов выясняется, что большая часть дня уходит на пожирателей времени – занятия, которые не несут для ребенка никакой практической пользы . Я не призывают лишить детей игр и развлечений – речь лишь о том, чтобы они были дозированными и полезными для развития.

Мы как родители в первую очередь должны сами овладеть принципами управления личным временем, тогда наши дети, беря с нас пример будут подсознательно поступать также.

Ещё один важный момент – умение сосредотачиваться. Делая уроки, так хочется отвлечься. Но научитесь не делать этого, и вы будете тратить на домашние задания в 2-3 раза меньше времени. Чтобы отвлекаться меньше, отключите на время телефоны, уведомления, исключите все раздражающие факторы и попросите родных не мешать вам выполнять свою работу.

Для студентов – учеба, работа и развитие одновременно

Студентам помогут все описанные выше правила, но с учетом собственных приоритетов.

Учащимся стоит больше уделять внимания развитию навыков, которые им пригодятся в дальнейшем – и в учебе, и в профессиональной деятельности.

Помните главный принцип организации времени – «80/10/10». Он означает, что 80% времени уделяется приоритетным задачам, 10 – развитию (получению новых знаний и навыков, напрямую не относящихся к текущей работе), 10 – рутине.

Несколько советов студентам по личной эффективности:

Работайте параллельно с учебой. Это сразу сделает вас более взрослым и заставить относиться к личному времени более внимательно. Приобретая профессиональные навыки, вы становитесь конкурентноспособнее, на фоне ваших сокурсников.
Участвуйте в клубах по интересам, секциях, конференциях. Это расширит ваш кругозор и поможет найти единомышленников для творческих и бизнес-проектов.
Становитесь организатором мероприятий. Развивайте организаторские навыки, они помогут вам в жизни и бизнесе.

Цените время и помните, что обучение – прекрасная пора, чтобы использовать время максимально полезно. Ваша задача – не потратить его, а проинвестировать во благо дальнейших достижений.

Рекомендую вам посмотреть видео от студентки Гарварда, которая дает советы по тайм-менеджменту:

Проверенные обучающие курсы и тренинги – они помогут твоей личной эффективности

В различных городах регулярно проходят тренинги. Например Глеб Архангельский регулярно выступает с тренингами по тайм-менеджменту в разных городах России и за ее пределами.

Если вам нужны реальные знания по тайм-менеджменту в краткой и доступной форме, овладеть ими поможет профильный курс популярной онлайн-школы Нетология .

Стоимость курса (1,5 часа видео) всего 490 рублей .

Его успешно окончили более 700 человек.

Сейчас набирает тренд работа в интернете, о которой наш журнал писал в предыдущей статье.

Книги по тайм менеджменту – ТОП-5

Книга 1. «Тайм-менеджмент», автор: Брайан Трейси

В книге «Тайм-менеджмент» рассказывается, как перестать накапливать важные дела и откладывать их на потом. Брайан Трейси посвятил более 30 лет темам личной эффективности и тесно связывает их с достижением успеха в бизнесе. Одна из главных мыслей автора – грамотное управление временем немедленно приводит к увеличению ваших доходов и запускает механизм достижения успеха в других сферах жизни.

Книга 2. «Тайм-драйв», автор: Глеб Архангельский

«Тайм-драйв» – отличная книга для русскоговорящего читателя с соответствующим менталитетом. Здесь автор излагает на простых жизненных примерах суть управления временем без лишней «воды» и пафоса. Подойдет как менеджерам и деловым людям, так и простым парням и девушкам, желающим навести порядок в своей жизни. Книга написана популярным языком для широкого круга читателей.

Книга 3. «Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль», автор: Дэн Кеннеди

В книге «Жесткий тайм-менеджмент…» автор предлагает каждый день своей жизни «выжать до последней капли», то есть сделать его максимально продуктивным. В прямолинейной форме он дает ряд советов, которые моментально поднимают продуктивность человека и наполняют смыслом казалось бы никчемную жизнь обывателя. Не зря книга начинается со слова «жесткий», именно так, не щадя себя Кеннеди предлагает менять свои неправильные привычки на новые и полезные.

Книга 4. «Работай меньше, успевай больше», автор: Керри Глинсон

Это произведение поможет вам избавиться от прокрастинации, уменьшить стресс от обилия важных и параллельно возникающих задач. Книга поможет установить читателю баланс между работой и личной жизнью. Здесь вы найдете приемы – как уделяя всего 10 минут элементарному планированию, успевать в 2-3 раза больше, чем вы могли до этого.

Книга 5. «7 заповедей организованной мамы», автор: Светлана Гончарова

Книга «7 заповедей организованной мамы» отлично подойдет как мамам в декрете, так и женщинам с более взрослыми детьми. В любом случае маме нужно успевать многое и чем больше у нее детей, тем грамотнее стоит подходить к управлению временем. А ведь нужно еще находить время для мужа и для себя в конце концов. Что следует учитывать, если у вас большая и активная семья – обо всем этом вы узнаете из книги Светлана Гончаровой.

Основные выводы

«Time management» дословно переводится как «управление временем». Под этим понятием подразумевается использование времени своей жизни с наибольшей эффективностью . А конкретнее, это учет, оперативное планирование и грамотное распределение личных ресурсов времени.

Есть люди, которые считают, будто тайм-менеджмент превратит их в роботов, которые будут делать все по расписанию и лишатся свободы. Это полнейшая чушь. Управление временем не уничтожает вашу свободу, напротив – создает её.

Определяйте свои жизненные приоритеты. Решите, что для вас главное, а что второстепенно.
Избавляйтесь от мусора и пожирателей времени. Колоссальное количество часов уходит у человека на занятия, не имеющие никакой ценности.
Начинайте день с выполнения наиболее сложных и объемных задач.
Планируйте свои задачи, пользуйтесь программами и приложениями для тайм-менеджмента или хотя бы обычным листом бумаги и ручкой для составления плана на день.
Пользуйтесь энергией успеха – выполненная задача дает больше сил, чем отложенные на завтра дела.

Большинство людей просто не знают, чего они хотят. Определите свои цели и потребности и начните организовывать свою жизнь в соответствии с ними. Желаю успеха!

PS. Друзья, а вы пользуетесь принципами управления временем в своей жизни и что именно используете? Делитесь своими мнениями и опытом по увеличению личной эффективности в комментариях.

С уважением, эксперт сайта «Папа Помог»

по бизнесу и личной эффективности,

Источник статьи: http://papapomog.com/personal-effectiveness/tajm-menedzhment-upravlenie-vremenem

Тайм-менеджмент — понятие, основные правила и принципы управления временем

Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем. © Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм-менеджмент — техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм – менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига “Время”, которая публиковала статьи в газетах под названием “Борьба за время”. В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм-менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм-менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм-менеджмента

Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
Постановка, формулирование и определение цели.
Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
Составление списков дел, которые необходимо сделать.
Фиксация времени с помощью хронометража.

Преимущества человека, планирующего своё время

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг

Достигает поставленных целей.
Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
Всегда имеет четкий план действий.
Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм-менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

Персональный (личный) тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
Профессиональный тайм-менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
Социальный тайм-менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм – менеджмента

Концепция управления временем — это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм-менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем — определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем — комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

нет расписания работы на день
помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
управляющий не умеет распределять обязанности
работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
работники не соответствуют своим должностям
сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

Никогда не брать работу на дом.
Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты — это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

Составление плана тайм-менеджмента.
Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
Этап выявления необходимых ресурсов.
Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А — самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В — важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С — это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат — 15%.
Правило Парето или принцип “80 на 20”. Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80% капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
Хронометраж — этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
Составления списка задач — это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему

Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
Напишите список дел с вечера.
Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
Планируйте весь свой день, не только работу.
Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
Список дел должен быть всегда на виду.
Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм-менеджмента

Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
Ведите записи.
Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
Всегда носите с собой ручку и блокнот.
Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
Научитесь говорить “Нет”. Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
Выделяйте время на самосовершенствование.
Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге “7 навыков высокоэффективных людей” рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
Все действия выполняйте на основе приоритетов.
Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
Список “когда-нибудь”.

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу — время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

“Съедайте лягушку на завтрак”

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

“Бифштекс из слона”

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить “нет”

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось “второе дыхание”.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

“Результативный тайм-менеджмент”. Б. Трейси
“Тайм-драйв. Как успевать жить и работать”. Г. Архангельский
“Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль”. Д. Кеннеди
“Работай меньше, успевай больше”. К. Глисон
“К чёрту всё! Берись и делай”. Р. Брэнсон
“Экстремальный тайм-менеджмент”. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
“Практический курс по тайм-менеджменту”. И. Абрамовский
“Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе “от звонка до звонка”, жить где угодно и богатеть”. Т. Феррис
“Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса”. Д. Аллен

Эффективность тайм-менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Источник статьи: http://salid.ru/journal/tajm-menedzhment-osnovnye-pravila-upravleniya-vremenem

Тайм-менеджмент простыми словами: понятия, принципы, приемы и техники

Время — самый дорогой ресурс на планете, поэтому важно правильно им распоряжаться. Особенно это касается бизнеса. Если сотрудники не успевают вовремя выполнить свои задачи, то это сказывается и на прибыли компании.

В этой статье мы подробно расскажем, что такое тайм-менеджмент, ознакомимся с ключевыми принципами этого метода и рассмотрим современные техники, которые уже успешно применяются в международных корпорациях.

Что такое тайм-менеджмент — определение и история развития

Time Management в дословном переводе с английского языка означает «управление временем». Как правило, под этим термином подразумевают совокупность методов и техник, помогающие человеку эффективно распределять своё время.

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают организовать рабочее время и повысить эффективность от его использования.

После того как мы узнали, что такое тайм-менеджмент, углубимся в историю появления этого термина. Историю развития техники управления временем условно можно разделить на 4 периода. Рассмотрим каждый из них в отдельности.

1. Донаучный период

Прародителем искусством управления времени можно считать римского философа Луция Аннека Сенека. В одном из своих писем, отправленное прокуратору Луцилию, Сенека задавался вопросом о важности эффективного использования времени.

Также более поздние мыслители, такие как Леон Баттиста Альберти и Френсис Бекон, делились своими мыслями о личной эффективности. Но самый большой вклад в развитие методологии управления временем внёс американский политик Бенджамин Франклин.

Политический деятель разработал технику под незаурядным названием “Пирамида Франклина”. В ней Франклин описал алгоритм постановки и достижения долгосрочных целей.

Это период хоть и считается основополагающим для истории развития менеджмента, но имел ряд недостатков, а именно: элитарное использование методики, субъективность информации и отсутствие структурированной системы.

2. Тейлоризм (1910-е — 1950-е)

Промышленная революция, происходящая в ведущих странах мира с середины XVIII по конец XIX в., привела к необходимости создать методику для управления работой большого количества людей. При разработке планирования рабочего времени использовали идеи основоположника научной организации труда Фредерика Тейлора.

Если не углубляться в детали, то суть тейлоризма заключалась в анализе систематизации работы. Таким образом, методика позволяла повысить производительность труда на предприятии.

3. Классический (1950-е — 1990-е)

В середине XIX века произошёл резкий технологический скачок и возникла потребность в повышении производительность интеллектуального труда.

Методы тейлоризма, направленные на увеличение эффективности физического труда, не справлялись с этой задачей, поэтому на смену учениям Фредерика Тейлора пришёл классический тайм-менеджмент. За основу классического метода была взята идея, что работник самостоятельно способен улучшить личностные качества без надзора «сверху».

Стоит отметить, что классический тайм-менеджмент не учитывал психологические факторы, то есть был рассчитан на людей, которые не подвержены перепадам настроения, лени и прокрастинации.

4. Современный (1990-е — наши дни)

Основное отличие современного тайм-менеджмента от классического состоит в том, что первый период воспринимает людей не как «шестерёнки в едином механизме», а как личностей со своими потребностями и желаниями.

Поэтому в современной технологии выстраивания плана действий есть несколько важных дополнений:

Состояние окружающей среды. Теперь учитываются внешние факторы, которые влияют на продуктивность работы.
Личные потребности и предпочтения. На этом этапе развития рассматриваются личные нужды каждого человека.
Инновационных технологий. Чтобы повысить результативность команды, современная методология прибегает к использованию новейшие компьютерные технологии.

Зачем нужен тайм-менеджмент и его задачи

Людям постоянно не хватает времени на выполнение всех рабочих, учебных и домашних обязанностей. Современный ритм жизни требует ежедневного совершения множества действий, которые без основ тайм-менеджмента сложно выполнить в срок. Из-за этого человек находится под давлением и испытывает нервные перегрузки. Тайм-менеджмент помогает решить данную проблему. С помощью методики организации времени можно:

больше успевать;
добиваться поставленных целей;
получать максимальный результат от работы;
находить время на несрочные дела;
контролировать свою жизнь.

Основы и типы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент следует рассматривать как целую науку, в основе которой лежит перечень главных принципов. Рассмотрим общий список из 16 правил и законов тайм-менеджмента:

№	Описание
1. Постановка целей	Придумать цель — это уже 50% успеха. Цели необходимы для повышения уровня самоорганизации. Важно ставить как краткосрочные (на день, месяц, год), так и глобальные (длиною в жизнь) цели.
2. Планирование	Чтобы выполнить задание в срок, нужно составить план работы. Планирование помогает оптимально распределить ресурсы для реализации проектов.
3. Расстановка приоритетов	После того как мы спланировали рабочее время, важно распределить задачи по приоритетам. Выполнение заданий проходит последовательно: в первую очередь выполняются самые срочные дела, а затем второстепенные.
4. Опора на самодисциплину	Самодисциплина — это качество личности, которое проявляется в принятии человеком самостоятельного решения, независимо от его эмоционального состояния.
5. Планирование отдыха	Работа работой, а отдых по расписанию. Отдых — важнейший фактор, на который необходимо обращать внимание при составлении распорядка дня.
6. Фиксация задач	Даже самые незначимые задачи должны быть записаны в простой блокнот или task-менеджер. Таким образом, снижается шанс того, что задача будет утеряна.
7. Декомпозиция	Декомпозиция — это процесс деления целого на части. Человек легче воспринимает информацию, когда он знает список конкретных дел. Поэтому крупные проекты рекомендуется разбивать на несколько подзадач.
8. Иерархия планов	Важно не только соблюдать иерархию в задачах, но и в планировании дел. Принципы очень похожи: при составлении плана на день, нужно учитывать планы на неделю, затем на месяц и потом на год. Такая схема помогает постоянно двигаться к поставленной цели.
9. Борьба с хронофагами	Хронофаги — это всё то, что отвлекает нас от действительно важных дел. Например, к хронофагам можно отнести просмотр сериалов или новостных лент в соцсетях.
10. Отстранение от внешнего	Наверное, вы уже замечали, когда требуется погрузиться в рабочий процесс, любая мелочь может отвлечь ваше внимание. Поэтому перед тем, как взяться за работу, следует поставить телефон в «режим полёта». Это позволит максимально «отгородиться» от внешнего мира.
11. Однозадачность	Не пытайтесь одновременно делать несколько дел. Как правило, попытка выполнить более одной задачи приводит к повышению уровня напряжения. Рекомендуется выбрать одну задачу и полностью в неё погрузиться. Такой способ позволяет сосредоточиться на конкретном действии, что приводит к повышению производительности.
12. Рациональный подход	Стратегию работы необходимо выстроить таким образом, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах.
13. Гибкость	Тайм-менеджмент подстраивается под актуальную обстановку в мире. Если предложения на рынке меняются, то нужно пересматривать планы развития.
14. Создание своей системы тайм-менеджмента	Из огромной методологии тайм-менеджмента необходимо брать лишь те инструменты, которые будут работать у вас. Кроме того, в каждом случае необходимо адаптировать его под себя.
15. Анализ	Периодически проводите анализ своей деятельности: проверяйте её актуальность, оценивайте эффективность работы, а также ищите точки роста. Глубокий анализ помогает постоянно совершенствовать свой продукт и добиваться больших успехов в работе.
16. Саморазвитие	Не стоит забывать про главный инструмент в тайм-менеджменте — самого человека. Мы уже говорили, что продуктивность работы напрямую зависит от личных качеств сотрудника, а именно: самодисциплины, пунктуальности и трудолюбия. Развивая свои лучшие стороны, человек развивает навыки управления временем.

Стоит уточнить, что тайм-менеджмент — просто система управления временем, которая никого ни к чему не обязывает. Поэтому если сотрудник недисциплинированный, то ему будет сложно распоряжаться временем и выполнить задачу в назначенный срок.

Также стоит заметить, когда человек пытается удержать все дела в голове, у него увеличивается уровень стресса и тревоги. Как мы уже знаем, негативное эмоциональное состояние влияет на работоспособность человека.

Инструменты

Сейчас познакомимся с четырьмя предметами и приспособлениями, которые помогают оптимизировать рабочее время. К ним относятся:

Бумага и карандаш

Это самый примитивный и доступный способ, чтобы составить распорядок дня. С помощью бумаги и карандаша можно реализовывать любые методы тайм-менеджмента. Однако есть несколько ключевых недостатков — отсутствие автоматизации и интерактивности.

Бумажный помощник (органайзер)

Персональный органайзер — это ежедневник, содержащий в одном месте календарь, адресную книгу и блокнот. Хотя еженедельник и являются более современным инструментом, нежели бумага и карандаш, но всё же значительно уступает электронной версии.

Таск-менеджеры или электронные органайзеры представляют собой интерактивные программы для планирования задач, мониторинга работы и автоматизации бизнес-процессов.

К электронным органайзерам относятся следующие сайты и приложения:

GanttPRO
Todoist
Weeek
Trello
Infinity
Kintone
Process Bliss
Nifty
SAM9000
FunctionFox

Системы тайм-менеджмента

После того как мы больше узнали про полезные инструменты в тайм-менеджменте, разберём основные системы организации времени.

Классический метод

Мы уже частично затрагивали этот вид, когда рассказывали про историю развития тайм-менеджмента. Классический метод распределения временной занятости сложно назвать системой. Он больше напоминает набор приемов, которые применяли в XX веке для повышения личной эффективности сотрудников. Из преимуществ этого метода можно выделить рациональный и прагматичный подход.

Аббревиатура GTD (Getting Things Done) расшифровывается с английского языка как «доведение дел до завершения». Данный метод разработал эксперт в вопросах организации временем Дэвид Аллен. Это достаточно простой способ, чтобы совмещать организацию актуальных задач и планировать долгосрочные проекты.

Agile Results

Методология «гибких результатов» имеет большую популярность по всему миру. Agile Results — это подход к личной продуктивности, созданный американским бизнесменом Джеем Ди Мейером. К особенностям данного подхода можно отнести: ориентацию на достижения результатов, адаптивность и непрерывное самосовершенствование.

«Джедайские техники»

Нет, это не приёмы из серии фильмов «Звёздные войны», а система специальных техник, помогающие эффективно расходовать ресурсы головного мозга. Основателем этой системы считается российский специалист по вопросам прокрастинации Максим Дорофеев. Он считает, что важно экономить запас умственных сил, чтобы использовать их только в подходящий момент.

Мифы о тайм-менеджменте

Познакомимся с распространёнными заблуждениями о тайм-менеджменте:

№1. Управлять временем невозможно

Безусловно, в мире не существует суперсилы, c помощью которой можно управлять временем. Научный подход организации временем направлен на развитие самодисциплины у человека, а не на изобретение телепорта.

Прагматичный подход к своим делам и есть управление временем: вы поймете, сколько свободных минут и часов появляется в вашем расписании, если начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

№2. Это не работает!

Зачастую такую фразу говорят люди, которые попробовали одну технику и убедили себя, что методология работает неисправно. Важно понимать, что наука тайм-менеджмента существует уже несколько веков и проверена на миллионах людей. Методология точно работает, просто нужно найти наиболее близкие и понятные для себя техники и приёмы.

№3. Придётся больше и усерднее работать

На первый взгляд может показаться, что система распределения временем не облегчает работу, а, наоборот, усложняет её. Но это не так. Суть тайм-менеджмента — не сделать всё и сразу, а выбрать важные задачи и сделать только их.

№4. Много рамок и ограничений

Этот миф появился, когда на тренингах призывали планировать целый день. Сейчас же подход видоизменился, и уже нет таких строгих дедлайнов. Упор идёт на отвлечение от внешних факторов и решения первостепенных задач.

№5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям

Если говорить глобально, то данная техника нужна для достижения поставленных целей, а значит, подходит всем людям без исключения.

№6. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация, как и любая другая болезнь лечится. Для решения этой болезни нужно разобраться со своими приоритетами, отказаться от ненужных действий и разложить все дела по полочкам. Это поможет углубиться в суть проблемы и сфокусироваться на главных задачах.

№7. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно для всех

Однозначно нет! Все люди уникальны по-своему, поэтому нет универсального метода, который бы решал проблемы каждого человека на планете.

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Нужно осознать, что тайм-менеджмент — это всего лишь инструмент, который помогает организовать рабочий процесс. Это немагическая таблетка, с помощью которой можно поставить время на паузу или телепортироваться в пространстве.

Управление рабочим временем

Рабочее время — это время, затрачиваемое на выполнение обязанностей в соответствии с условиями трудового договора. Для рационального использования рабочего времени нужно соблюдать следующие правила:

60/40. При составлении распорядка исходите из того, что 60% времени занимает работа, а 40% идёт на отдых.
Отслеживание затраченного времени. Важно фиксировать, на какие нужны было потрачено время. На основании полученных данных сотрудник может составить расписание на будущее.
Расстановка приоритетов. Распределяйте задачи на долго-, средне- и краткосрочные, чтобы правильно расставить приоритеты.

Управление свободным временем

Свободное время — время, которое остаётся после выполнения основных дел. Важно планировать не только рабочее время, но и свободное. В зависимости от специфики работы можно практиковать как эмоциональные, так и физические разгрузки. К эмоциональным можно отнести фильмы или театральные представления, а тренажёрных зал — для физических переключений.

Тайм-менеджмент для больших и маленьких, или как всё успевать

Методы управления временем варьируются от возраста и пола человека. Для более эффективного использования расчёта времени принято разделять тайм-менеджмент:

Для женщин и мужчин

Женщина по своей природе устроена таким образом, чтобы аккумулировать энергию и обмениваться ею со своей семьёй и близкими. Тайм-менеджмент для женщин ориентируется на домашние заботы и саморазвитие.

Мужчина же от природы кормилец, ему постоянно нужно искать пропитание для своей семьи. Время мужчинам нужно, чтобы найти сферы жизни, где можно себя реализовать.

Для детей и подростков

Дети постоянно растут, а вместе с этим увеличивается объём их обязанностей. Особенно это хорошо прослеживается у девяти- и одиннадцатиклассников, которым по окончании учебного года необходимо будет сдать экзамены.

У так называемого поколения Z есть несколько характерных черт, которые мешают им сфокусироваться на учёбе: отсутствие концентрации, слабая память, болезненное отношение к критике и выгорание. Тайм-менеджмент поможет структурировать задачи и определиться с целями.

Советы и мнения от экспертов

Представляем вашему вниманию несколько примечательных цитат о тайм-менеджменте:

«Жить жизнью, не имея плана, это всё равно, что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках», — Питер Турла

«Пока вы не научитесь ценить себя, вы не будете ценить своё время. Пока вы не научитесь ценить своё время, вы ничего не сможете с ним сделать», — М. Скотт Пек

«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования»,— Том Грининг

«Самое подходящее время, чтобы расслабиться, когда у вас не хватает времени», — Сидни Харрис

«Время — это то, чего мы хотим больше всего и то, что мы хуже всего умеем использовать». — Вильям Пенн

Книги и литература

Рассмотрим 3 книги, которые помогут лучше понять принципы управления временем:

«Прокрастинация. Первая помощь» (Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург)

В книге понятным и простым языком описаны ключевые техники и методики по выявлению и лечению прокрастинации. Нидерландские психологи Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург попытались ответить на следующие вопросы: отчего нам так хочется прокрастинировать и почему это свойственно всем людям?

«Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» (Франческо Чирилло)

В книге Франческо Чирилло подробно рассказывает, как фокусироваться на сложных делах, бороться с прокрастинацией, систематизировать свою работу и укладываться во временные рамки без стресса и выгорания.

«Как привести дела в порядок:искусство продуктивностибез стресса» (Дэвид Аллен)

Мы уже упоминали в статье про знаменитого специалиста в области тайм-менеджмента Дэвида Аллена, который в течение двадцати лет создавал уникальную методику организации рабочего процесса. В своей книге он говорит, как эффективно усваивать информацию, планировать и контролировать рабочий процесс.

Тренинги и курсы онлайн по управлению временем и повышению личной эффективности

Рассмотрим 5 лучших онлайн-курсов/тренингов по тайм-менеджменту:

Курс «Time-management» — Skillbox
Курс «Time-management» — Нетология
Курс «Time-management» — Brammels
Курс «Управление временем» — ТренингСпэйс
Курс «Персональная эффективность: time-management» — Открытое образование

Вывод

Приёмы тайм-менеджмента направлены продуктивное использование времени, отслеживания прогресса работы и дробление объёмных задач на блоки. Это нужно для того, чтобы сохранять концентрацию, ставить правильные приоритеты и предотвращать выгорания. В статье мы описали действенные способы организации временем, которые вы можете использовать, чтобы развить дисциплину и воплощать свои мечты в жизнь.

Одни из путей к успеху — умение управлять своим временем. Пусть наша статья поможет Вам в освоении этого искусства!

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉

Источник статьи: http://zvonobot.ru/blog/taym-menedzhment-prostymi-slovami-ponyatiya-printsipy-tehniki/

Тайм-менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем + обзор книг, курсов и приложений а также реальные примеры из жизни (мой опыт)

Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

строгий учёт времени;
оптимизация временных ресурсов;
планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Пример

Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.

3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже я описал основные принципы и правила.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей». Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример

Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.

Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

конкретной (Specific);
измеримой (Measurable);
достижимой за определенный период (Attainable);
актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта». Объясню, как это выглядит на практике.

Пример

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.

Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД».

Способ АБВГД (ABCD)

«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра». Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, но не очень важные;
неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе «Важные — Не срочные».

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет

Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

№	Дела	Срочные дела	Несрочные дела
1	Важные дела	Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты	Планирование новых задач, налаживание отношений
2	Неважные дела	Деловые телефонные звонки, письма, совещания	Рутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните

Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.

Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса

Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.

Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.

В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

4. Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей. У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии “белки в колесе”, когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам актуально понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс “Формула изобилия” от Павла Колесова.

5. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского и Брайана Трейси.

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси – ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писаерт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писаерт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

Напоследок рекомендую вам посмотреть видео Глеба Архангельского:

6. Обзор приложений для тайм-менеджмента

Еще один способ стать гуру тайм-менеджмента — использование специальных приложений.

Это минималистичное приложение вышло еще в 2011 году. Его можно интегрировать в удобном виде, а функционал ограничен составлением списка задач, которые вычеркиваются по мере их выполнения. Дизайн очень прост и не содержит ничего лишнего. По сути, приложение Clear представляет собой виртуальный аналог блокнота со списком дел и ручки.

Это приложение от американских разработчиков более функционально по сравнению с предыдущим. Дела здесь не просто записываются списком, а ранжируются по уровню важности. Каждый день вы можете установить одну big thing — важную задачу, остальные имеют статус средних по важности или мелких дел. С помощью 1-3-5 List вы не просто ничего не забудете, но сможете сосредоточиться на главной задаче.

Это приложение поможет проанализировать ваш день и определить, на какие дела вы расходуете свое время. Если вы выходите из графика, приложение пришлет вам напоминание, предоставит подробные отчеты и даст оценку эффективности вашей работы. Вы сможете систематизировать рабочие процессы и решать задачи более эффективно.

Это приложение представляет собой виртуальную доску с карточками. Trello на рынке с 2011 года. С помощью наглядного интерфейса вы сразу видите, что выполнено, что находится в процессе, а что планируется на будущее. По сути, использовать Трелло — все равно что перемещать карточки или папки с документами по гигантской доске из одной стопки в другую.

Loop — Habit Tracker

Приложение Loop не ограничивается составлением списков задач, а стимулирует у вас выработку полезных привычек. Дизайн Loop очень функционален, хотя не содержит ничего лишнего. Очень полезной будет функция отслеживания своего прогресса на календаре и информация об устойчивости привычек.

Это музыкальный сервис, использующий результаты исследований неврологов. Он не составляет списков дел, но помогает пользователям уйти от стресса и сосредоточиться на выполнении задач. [email protected] подберет для вас музыку, которая поможет работать наиболее эффективно. Прежде чем вы начнете использовать программу, надо пройти небольшой опрос, чтобы определить ваш склад ума и особенности мышления.

Эти и другие приложения помогут вам стать более эффективными и использовать свое время с максимальной пользой.

7. Заключение

Подведём итоги, друзья! Сам я лично стараюсь использовать следующие элементы тайм-менеджмента:

планирование дня;
расстановка приоритетов (АБВГД);
работа со списком задач.

На практике убедился, что планирование времени упрощает жизнь и помогает больше успевать.

Главное, чтобы это вошло у вас в привычку. А привычка формируется 20-30 дней. Вам нужно будет продержаться совсем немного, чтобы вы привыкли делать правильные вещи, а затем система привычек и управления временем будет работать на вас.

Если вам понравилась статья, будем рады видеть ваши лайки и комментарии ниже. Для нас это очень важно, заранее благодарим!

Писатель, копирайтер и редактор. Пишу о бизнесе, инвестициях и криптовалютах

Источник статьи: http://hiterbober.ru/psychology-of-success/tajm-menedzhment-upravlenie-vremenem.html

Шесть основных правил тайм-менеджмента

О правилах и методах эффективного управления временем

се знают про тайм-менеджмент. Все слышали, что своим временем нужно управлять, чтобы эффективно работать. Но как конкретно это сделать? Есть ли четкие инструкции и правила, которые надо выполнять? Конечно, есть, и вы узнаете их из статьи нашего блога.

Из этого материала вы узнаете:

Для чего нужен тайм-менеджмент

чтобы грамотно распределять личное и рабочее время;

чтобы добиваться целей быстрее, чем конкуренты;

чтобы выполнять большее количество задач за меньший срок;

Кому необходимо знать правила тайм-менеджмента

руководителям, предпринимателям, владельцам бизнеса, топ-менеджерам. На них лежит двойная ответственность: тратить с пользой время не только свое, но и подчиненных. От этого зависит успех компании в целом;
обычным людям, рабочим лошадкам. Умение управлять временем поможет сократить время на работу и оставить его для собственных нужд, хобби и интересов.

Кто придумал тайм-менеджмент

Люди с давних времен стремились работать меньше, а зарабатывать больше. Еще римский философ Сенека предлагал делить все время на плохое и хорошее, то есть бесполезное и потраченное со смыслом. В ХХ веке тайм-менеджмент из теории превратился в практику. Созданная научная организация труда выдвинула гипотезу о том, что умение управлять временем зависит от личной эффективности человека. Это значит, что неорганизованный, непунктуальный, не способный сосредоточиться человек вряд ли сможет эффективно распределять свои ресурсы. У него ни на что не будет хватать времени, или он будет неправильно распределять его. Скажем, сидеть в соцсетях полдня, а потом в условиях жесткого дедлайна доделывать срочную работу.

«Мы обязаны делать клиентов довольными
любыми доступными способами!»

Алексей Молчанов,
основатель международной IT-компании Envybox

Текущая ситуация в стране и мире с каждым днем набирает все больше и больше оборотов.

Сегодня каждый предприниматель задается вопросом: “А что же сейчас будет с моим бизнесом?”

Если вы поддадитесь всеобщей панике и “заморозите” деятельность компании, то ни к чему хорошему это не приведет. Если вы видите, что кризис неизбежен и доход компании уже начинает сокращаться — не приостанавливайте свою деятельность. Ни в коем случае не сокращайте расходы на рекламу и не прекращайте продвижение (если вас, конечно, не закрыли из-за Постановления правительства).

Направляйте максимум усилий и внимания на продвижение своей компании и увеличение потока новых клиентов.

Для того, чтобы у вас было понимание, как следует себя вести во время кризиса — поделюсь с вами полезными инструментами, которые помогли нам не только преодолеть кризис, но и выйти из него победителями.

Ниже вы можете скачать чек-лист из простых и доступных для любой компании инструментов привлечения стабильного потока новых клиентов или возвращения существующих. А также в качестве бонуса получить бесплатное использование наших сервисов для увеличения заявок с сайта в течение 7 дней и 30% скидку на их подключение. Желаем вам удачи, новых клиентов и больших продаж!

В 70-е годы ХХ века широко применялся метод хронометража советского ученого Александра Любищева. В основе этого метода — детальное планирование времени, учет каждого часа, а затем создание отчета: удалось или нет. Например, долгосрочный план на пять лет создается из нескольких краткосрочных: на год, на месяц, на неделю, на день. Суть в том, что при таком скрупулезном подсчете забыть о чем-то не представляется возможным.

Сейчас система управления временем очень популярна. Все больше людей хотят научиться управлять собственной жизнью. В одном из столичных институтов даже открыта кафедра тайм-менеджмента. Проводятся тренинги, семинары и вебинары, пишутся инструкции и статьи. Например, как эта.

Основные правила тайм-менеджмента

Правило 1. Ставьте цель правильно

Часто бывает, что человек неправильно ставит цель и тратит для ее достижения временные и другие ресурсы. Или выбирает не те средства для достижения цели, которые ни на шаг не приближают к цели. Например, молодой стартапер А. хочет найти инвестора для своего продукта. Для этого он забрасывает муниципалитеты и частных бизнесменов предложениями о сотрудничестве. Большинство из этих писем закономерно отправляются в спам, меж тем времени на их составление и рассылку уходит вагон. А ведь А. мог бы провести анализ своих потенциальных спонсоров, выбрать из них тех, кому это будет действительно интересно, а не рассылать письма всем подряд.

Как правильно поставить цель?

верно оценить свои возможности на данный период. Цель должна быть реальной и максимально конкретной. Стать первым в своей сфере за ближайший год — вряд ли выполнимо, к тому же размыто, а вот повысить узнаваемость бренда среди аудитории — вполне достижимо;
определиться с системой ценностей и не отступать от нее. Цель не должна преследовать низменные интересы, для этого и разрабатывается система ценностей;
продумать возможные проблемы, которые могут возникнуть, и предусмотреть способы их решения;
и самое главное — всегда держать в голове конечный результат. Зачем вам все это нужно, что вы получите взамен, чего хотите достигнуть?

Правило 2. Планируйте действия

Как только поставили цель и расставили приоритеты — можно применить метод хронометража, о котором говорилось выше. Приведем пример из жизни Александра Любищева. Собственно, это и составило всю его жизнь. Когда ему было 28 лет, молодой ученый поставил перед собой великую цель — разработать подобие системы периодических элементов Менделеева, только для биологических организмов. Понятно, что это масштабный труд, который растянется на долгие годы. Ученый осознавал это, к тому же понимал, что работа ученого составляет еще и время на размышления, написание отчетов, дневников, да и на личное время хотелось бы оставить. Любищев отвел на свою работу 90 лет. Чтобы по максимуму уложиться в этот срок, он и придумал свой метод, о котором мы рассказали выше. С тех пор ни одной минуты своего времени он не тратил без пользы.То есть составлял подробные долгосрочные планы, разбитые на краткосрочные цели. Он точно знал, что будет делать для достижения цели в течение следующего года, месяца, недели, дня и даже часа. Вот, например, как ученый читал книги:

Удалось ли задуманное ученому? Безусловно. Максимальное количество времени, которое он тратил в день на работу, — всего 7-8 часов. При этом ученый очень удивлялся тем людям, которые умудряются работать по 14-15 часов в сутки.

Как планировать действия:

записывать на бумаге или в электронном виде долгосрочные планы с временными интервалами;
составлять список задач на год, месяц, день и т.д.;
делить большие задачи на мелкие. Ну например, не “найти поставщика”, а “изучить рынок поставщиков”, “почитать отзывы”, “выбрать несколько кандидатур”, “связаться с поставщиками”, “встретиться с Н. и К.”, “оценить продукцию Н. и К.”, “принять окончательное решение”;
оставлять небольшое время на форс-мажоры. Например, случился непредвиденный простой — посмотрите обучающее видео. а не картинки с котиками.

Правило 3. Расставьте приоритеты

Вот вы написали список дел, которые требуется сделать для достижения цели. Но все ли они равны? Стоит ли тратить на каждое из них одинаковое количество времени?

Конечно, нет. Для правильной расстановки приоритетов советуем использовать принцип Парето , о котором мы уже писали. Суть его такова: 20 % усилий дают 80 процентов от всего результата, и 80 процентов всех результатов достигаются посредством 20% усилий. Если применить этот закон к тайм-менеджменту, получится следующее: всего лишь 20 процентов времени мы тратим эффективно, остальное время буквально уходит в трубу. А ведь можно делать наоборот: стремиться к тому, чтобы эффективно тратить не 20, а 80 процентов вашего времени. Вот тогда можно будет сказать, что ваш бизнес работает с максимальной отдачей. Еще один способ — использовать правило АБВГД, где А — это самое главное дело дня или этой недели, Б — второе по значимости, В — третье и так далее. Понятно, что мелких дел В, Г, Д может быть много. Б — одно-два, А — всегда одно. Дело А — не обязательно самое сложное или долгое. Порой это всего один короткий звонок — но такой, от которого зависит весь ваш бизнес. Эксперты по тайм-менеджменту советуют выполнять дело А в первую очередь. Этот метод шуточно называется «съесть лягушку на завтрак», не откладывая самое трудное на обед или ужин. А уж потом — менее важные дела пойдут как по маслу.

Правило 4. Не отвлекайтесь от важного

Одна из основных ошибок многих предпринимателей — неумение сфокусироваться на главном. Ответьте честно: часто ли вы отвлекаетесь (или вас отвлекают), забиваете голову ненужными рабочими или личными вопросами, выполняете чужую работу вместо того чтобы заняться наконец делом? Тайм-менеджмент — это наука не о том, как можно больше сделать, а о том, чтобы тратить время ну нужные и важные дела. Для того чтобы фокусироваться на главном, попробуйте следующие техники:

делегирование полномочий. Об этом мы подробно писали в статье “Яженачальник, или Как правильно делегировать полномочия”. Если у вас административный ресурс, чтобы делегировать полномочия — прекрасно. Лишние хлопоты не будут отвлекать вас от главного.
совмещение полезного и приятного. Способ, который я сама часто применяю. Позвольте себе выходить в соцсети, отвечать на смски друзей и просто бесцельно серфить в интернете в строго определенные часы, иначе это занятие сожрет львиную долю вашего времени. Допустим, утром — за чашкой кофе, в обед и вечером, когда все текущие дела сделаны. Вы удивитесь, сколько свободного времени у вас появится. Да и совесть не будет есть “за бесцельно прожитые годы”;
умение говорить “нет”. Ненужным делам, ненужным минутам, ненужным людям, которые отвлекают вас. Например, работаете вы над важной задачей — продумываете рекламный бюджет или разрабатываете стратегии развития бизнеса, а в дверь постоянно стучатся сотрудники с ерундовыми задачами. Что вы будете делать — помогать им и отвлекаться от своих дел или скажете “нет”? По-моему, ответ очевиден.

Правило 5. Автоматизируйте свои действия

Прислушайтесь к собственному телу, к его биоритмам. Вы сова или жаворонок? В какие часы вы работаете наиболее плодотворно. а когда клюете носом и ничего не соображаете? Если вы сова, нет никакого смысла ехать на работу к 9 — толку от вас все равно не будет. Лучше выспаться как следует и перенести основную работу на вторую половине дня — так получится эффективнее. Еще неплохой вариант облегчить себе жизнь — упрощать определенные рутинные действия. Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) лучше выполнять подряд, а по выполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к повторяющимся действиям и выполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Правило 6. Отдыхайте!

А вы как думали? Вы же не робот — все время работать, жить по спискам и по часам рано или поздно надоест. Постоянно думать о работе, тратить на нее все время — тоже ничего хорошего. Поэтому отдых — это не бесцельно потраченное время, а вложение в себя, в собственные активы, в будущую работу. Не зря же говорится: кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает. Запланируйте в своем жестком графике время на отдых. Это могут быть путешествия семьей в отпуск, уик-энд, каникулы. Не менее важны встречи с друзьями, походы в фитнес, бассейн, за покупками — неважно куда, лишь бы это доставляло вам удовольствие. Такой отдых восстановит ваши силы и даст заряд бодрости. В течение рабочего дня тоже делайте перерывы — зачем работать на износ, пожалейте себя. Если устали — устройте перекус с чашечкой кофе или чая, разрешите себя посмотреть видео, полазить в соцсетях. Это время не будет потрачено впустую — так вы вознаградите себя на усердный труд и подарите мозгу второе дыхание.

Выполняя эти советы и правила, всегда анализируйте, насколько удобнее стало работать. Подумайте, сколько времени вы теряли в прошлом, вспомните свой самый эпичный просчет (проспали и опоздали на собеседование, сорвали дедлайн и не справились с крупным проектом) и расскажите, что бы вы сделали в этой ситуации сейчас. В то же время ориентируйтесь на себя: на свои биоритмы, личные качества, привычки. Найдите баланс между удобством и соблюдением правил тайм-менеджмента. Управляйте своим временем — управляйте жизнью!

Источник статьи: http://envybox.io/blog/shest-osnovnyh-pravil-tajm-menedzhmenta/

Тайм-менеджмент: как вести несколько бизнесов одновременно, если вы не многорукий Шива

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
владелец нескольких офлайн-бизнесов – в одной сфере и в разных;
контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” – любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное – он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше – мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач – мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час – а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу – в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день – и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
чтобы научиться отделять зерна от плевел – важные задачи от несущественных;
чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени – хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте – как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее – указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 – планерка с сотрудниками. 10.00 – встреча с поставщиком. 11.00 – совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане – крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую – и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня – главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные – о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела – обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация – мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым – увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах – именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса – мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” – неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” – уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” – еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” – вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали – например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь – а придется выполнять! Если не получится – всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот – оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит – всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок – дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами – выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника – всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании – отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да – прекрасно, вы на верном пути. Если нет – цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя – не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным – а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени – поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет – так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи – настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник – гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью – все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно – хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков – вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы – владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха – в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня – а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи – работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу – поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше – отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача – сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

в соцсетях – именно там обитает большинство молодежи;
с помощью SEO-продвижения;
с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай – сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть – возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов – пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров – вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя – поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик – а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?

Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты – главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, – это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать – в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных – понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена – даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах – тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики – как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?

Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер – на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов – огромная ответственность, которую тянут не все.

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник – другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены – смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине – расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект – так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект – это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем – “Палех”, соцсетей – “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов – придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет – давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше – за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
Тайм-менеджмент – панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения – никакое управление временем не спасет.
Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента – и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное – не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность – задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме – в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное – вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Источник статьи: http://www.insales.ru/blogs/university/taym-menedzhment